Database
adalah kumpulan dari data-data yang saling terkait/berhubungan dengan
suatu objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Yang diolah menggunakan
software DBMS (Database Managemen System)
Contoh Software DBMS : Oracle, MySQL, Microsoft Access, dll
Didalam
mengolah database, Access 2007 memiliki sarana atau objek yang dapat
mempermudah dalam membangun sebuah database. Objek-objek tersebut antara
lain :
Objek
|
Fungsi
|
Table
|
Merupakan tempat atau sarana untuk penyimpanan data
|
Query
|
Digunakan untuk menyaring data dengan berbagai kriteria dan urutan yang
Diinginkan
|
Form
|
Digunakan untuk memasukkan dan mengubah data/informasi yang ada di dalam
suatu database dengan menggunakan tampilan formulir
|
Report
|
Digunakan untuk menampilkan, mencetak data atau informasi dalam bentuk
Laporan
|
Ada beberapa istilah yang harus diketahui pada saat bekerja dalam Access 2007 yaitu:
- Table : sekumpulan data yang memiliki topik tertentu. Tabel terdiri dari berbagai Field dan Record.
- Field : tempat atau di mana data atau informasi
dalam kelompok yang sama atau sejenis dimasukkan. Field umumnya
tersimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel.
- Record : merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasanya tersimpan dalam bentuk baris secara horizontal pada tabel.
Gmb 2.1 Contoh Tabel,Field dan Record
Untuk memulai membuat sebuah database baru ikuti langkah-langkah berikut :
I. Dibagian awal tampilan (Gmb 2.2)pilih Blank Database, tentukan nama database Anda dan juga lokasi file-nya.
Gmb 2.2 Tampilan dialog Blank Database
II. Klik tombol Create untuk membuat sebuah database atau tombol Cancel untuk membatalkan proses pembuatan file database.
Untuk membuka file database dapat dilakukan dengan langkah berikut :
- Klik Office Button

pada pojok kiri atas, lalu klik Open.
- Di dalam daftar folder, cari folder atau alamat tempat disimpannya file database yang akan digunakan.
- Ketika sudah menemukan file database yang diinginkan, pilih salah satu langkah di bawah ini:
Double klik file database untuk membukanya.
Pilih file database yang diinginkan lalu klik tombol Open untuk membukanya.
Untuk menutup database yang aktif kita bisa . Klik Office Button dan pilih Exit Access atau bisa juga dengan mengklik tombol perintah Close pada pojok kanan atas.
Sebelum
Anda merancang dan membuat tabel baru, sebaiknya Anda mengenal terlebih
dahulu berbagai jenis data yang akan ditempatkan pada setiap field.
Jenis Data |
Keterangan
|
Text |
Dapat menerima huruf, angka, symbol, spasi dan tanda baca. Jumlah karakter yang
dapat ditampung sampai 255 karakter.
|
Memo |
Untuk pemasukkan teks yang panjang dan berguna untuk memberikan
keterangan/catatan dan lain-lain. Jumlah karakter maksimum 64.000 karakter.
|
Number |
Untuk pemasukkan data yang berjenis numerik maupun angka biasa. Ukuranya
tergantung dari property Field Size yang digunakan
|
Date/Time |
Untuk menampung data waktu yaitu hari, tanggal, jam dan menit.
|
Currency |
Untuk menampung data yang berjenis angka dengan format mata uang.
|
Auto Number |
Untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis untuk masing-masing record.
|
Yes/No |
Untuk menampung dua macam keadaan atau pilihan, Yes (ya) atau No (tidak).
|
OLE Object |
Untuk menampung objek yang berasal dari aplikasi lain dari proses OLE
(Object Linking dan Embedding). Ukuran yang disediakan bisa mencapai 1 GB.
|
Hyperlink |
Merupakan kombinasi teks dan angka. Dapat diisi dengan alamat hyperlink agar
bisa terkait dengan data yang tersimpan di lokasi tertentu.
|
Lookup Wizard |
Memungkinkan anda untuk membuat sebuah daftar pilihan yang
berguna untuk pemilihan nilai dari tabel atau daftar.
|
Membuat dan Merancang Tabel Baru
Untuk membuat dan merancang tabel baru dengan menggunakan fasilitas Create table in Design View, ikuti langkah berikut :
I. Buka
file database yang Anda inginkan atau membuat sebuah database baru
dengan langkah- langkah yang sudah dijelaskan pada Bab sebelumnya.
II. Ketika pertama kali database dibuat atau dimunculkan, maka secara otomatis akan timbul tampilan Table1 dalam format Datasheet View. Walaupun
begitu tidak disarankan merancang tabel dalam format datasheet view
karena struktur dan jenis data tabel tidak terlalu terlihat. Oleh karena
itu, pilih tab Datasheet → View → Design View.
Gmb 3.1 Design View pada Ribbon Views
III. Maka secara otomatis anda akan diminta memasukkan nama tabel. Ketikkan nama tabel yang ingin anda buat. Lalu tekan OK.
IV. Setelah
itu akan muncul tampilan Design view dengan nama field yang secara
otomatis terisi dengan ID. Hapus/ganti nama field tersebut jika tidak
diperlukan.f
Gmb 3.3 Tampilan awal Design View
Catatan::
Karena
pada buku ini kita akan membahas tentang pengelolaan database sebuah
Toko yang melayani penjualan dan rental buku, maka kita sesuaikan dengan
study kasusnya.
V. Pada jendela design view isikan struktur tabel seperti di bawah ini :
Gmb 3.4 Struktur Tabel Tbuku Ceria
VI. Pada Field Name,
ketikkan nama field sesuai dengan struktur tabel di atas. Maksimum nama
field 64 karakter dan tidak boleh mengandung titik (.).
VII. Pada Data Type pilih jenis data sesuai struktur tabel di atas.
VIII. Pada Description isikan
keterangan dari nama field beserta properties yang diubah (sebagai
contoh field size dari nama field yang ada). Isikan sesuai dengan
perubahan yang Anda buat pada field di sebelahnya.
IX. Pada saat mengisi nama field , anda perlu menentukan nama field mana yang akan dijadikan Primary Key.
Misalkan nama field Kode BUKU (posisi kursor dalam keadaan aktif di
field name Kode BUKU) dijadikan sebagai primary key (biasanya field yang
dijadikan primary key harus mengandung nilai yang UNIQUE dan bisa dijadikan acuan untuk nilai yang lain), maka langkahnya sebagai berikut:
- Pilih Field yang akan dijadikan primary key contoh: Kode BUKU.
ii. Pilih Design → Primary Key.
Gmb 3.5 Tampilan Primary Key
X. Pada kotak Field Properties, terdapat beberapa pilihan yaitu :
Catatan::
Pada tabel dibawah menjabarkan Field Properties secara General.
Perintah |
Fungsi
|
Field Size |
Untuk menentukan jumlah maksimum karakter yang diisikan pada field
tersebut
|
Format |
Untuk menentukan format tampilan data
|
Input Mask |
Untuk menentukan standarisasi tampilan pada saat memasukkan data di
Layar
|
Decimal Place |
Untuk menentukan jumlah angka desimal yang diinginkan
|
Caption |
Untuk menempatkan keterangan sebagai judul kolom, form, atau laporan
|
Default Value |
Untuk menempatkan data yang sering digunakan atau data yang sama pada
field tertentu agar selalu ditampilkan kembali
|
Validation Rule |
Untuk mengontrol atau membatasi sampai sejauh mana data yang anda
masukkan dalam sebuah database
|
Validation Text |
Untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila data yang dimasukkan
tidak sesuai dengan batasan yang ada di validation rule
|
Required |
Untuk mengatur apakah field ini boleh dikosongkan atau tidak pada saat
pengisian record
|
Allow Zero Length |
Untuk mendefinisikan nilai blank (“”) yang membedakannya dengan nilai null
|
Indexed |
Untuk membuat index pada field yang disorot
|
Pada Properti Format berbeda-beda untuk setiap tipe datanya :
Type Data Date/Time. Tabel berikut ini menguaraikan Predifine Format yang tersedia untuk tipe data Date/Time.
Setting |
Keterangan
|
General Date |
Merupakan nilai default. Setting ini tergantung Regional Setting Properties
yang Anda gunakan. Contoh : 4/3/2009,05:30:00 PM
|
Long Date |
Contoh : Saturday, April 3, 2009
|
Medium Date |
Contoh : 3-Apr-09
|
Short Date |
Contoh : 4/3/2009
|
Long Time |
Contoh : 5:34:23 PM
|
Medium Time |
Contoh : 5:34 PM
|
Short Time |
Contoh : 17:34
|
Selain setting yang diatas anda juga dapat menggunakan simbol-simbol untuk mendefinisikan format
tanggal dan waktu sendiri.
Setting
|
Hasilnya
|
ddd”,”mmmd”,”yyy
|
Mon, Jun 2, 2009
|
mmmm dd”,”yyyy
|
June 02, 2009
|
“This is week number “ww
|
This is week number 20
|
“Today is “dddd
|
Today is Saturday
|
Type Data Currency.
Setting
|
Keterangan
|
General Number
|
Merupakan nilai default. Menampilkan bilangan sebagaimana bilangan tersebut
dimasukkan.
|
Currency
|
Menggunakan pemisah ribuan, menampilkan bilangan negatif di dalam kurung.
|
Fixed
|
Menampilkan paling sedikit satu digit bilangan.
|
Standart
|
Menggunakan pemisah ribuan.
|
Percent
|
Mengalikan nilai yang dimasukkan dengan 100 dan menambahkan tanda persen
(%).
|
Scientific
|
Menggunakan notasi standart sains.
|
Type Data Memo
Simbol
|
Keterangan
|
@
|
Karakter teks (baik karakter maupun spasi) harus diisikan (required)
|
&
|
Karakter teks harus diisikan
|
<
|
Semua karakter menjadi huruf kecil
|
>
|
Semua karakter menjadi huruf kapital
|
Pada properti Input Maks, dapat mengandung sampai tiga bagian yang dipisahkan dengan tanda titik
koma (;).
Bagian
|
Keterangan
|
Pertama
|
Menentukan input maks itu sendiri, contoh : !(999) 999-9999.
|
Kedua
|
Menentukan bilamana Access 2007 menyimpan karakter yang tampil dalam tabel
ketika Anda memasukan data. Jika Anda
gunakan 1 atau kosong, maka hanya karakter yang Anda ketikkan yang
disimpan ke dalam tabel.
|
Ketiga
|
Menentukan karakter yang Access 2007 tampilkan sebagai spasi bilamana Anda harus
mengetikkan karakter dalam input maks. Anda dapat menggunakan semua karakter,
termasuk spasi yang diapit tanda kutip (” “) yang menggambarkan string kosong.
|
Ketika Anda membuat input maks, Anda dapat menggunakan karakter khusus bagi data yang harus
dimasukkan dan bagi data yang opsional.
Karakter-karakter ini menentukan tipe data, seperti bilangan acak
karakter yang Anda harus masukkan untuk setiap karakter dalam input
maks.
Simbol
|
Keterangan
|
0
|
Digit (0 s.d 9, harus dimasukkan, tanda plus [+] dan tanda minus[-] tidak diperkenankan)
|
9
|
Digit atau spasi (tidak harus dimasukkan , tanda plus dan minus tidak diperkenankan)
|
#
|
Digit atau spasi (tidak harus dimasukkan spasi ditampilakan sebagai kosong ketika dama
|
|
mode Edit, tetapi kosong dihilangkan ketika data disimpan, tanda plus dan minus
diperkenankan)
|
L |
Huruf (A s.d Z, harus dimasukkan)
|
? |
Huruf (A s.d Z, tidak harus dimasukkan)
|
A |
Huruf atau digit (harus dimasukkan)
|
a |
Huruf atau digit (tidak harus dimasukkan)
|
& |
Semua karakter atau spasi (harus dimasukkan)
|
C |
Semua karakter atau spasi (tidak harus dimasukkan)
|
. , : ; – / |
Pemisah decimal, pemisah ribuan, pemisah tanggal, dan pemisah waktu
|
< |
Menyebabkan semua karakter diubah menjadi huruf kecil
|
> |
Menyebabkan semua karakter diubah menjadi huruf besar
|
! |
Menyebabkan input maks menampilkan dari kanan ke kiri. Karakter yang diketikkan ke
dalam maks selalu terisi dari kiri ke kanan
|
\ |
Menyebabkan karakter yang mengikuti ditampilkan sebagai karakter literal
|
Pada properti Index menggunakan setting di bawah ini :
Setting
|
Keterangan
|
No
|
Nilai default.Tidak terindeks.
|
Yes (Duplicates OK)
|
Index mengizikan duplikasi data.
|
Yes (No Duplicates)
|
Index tidak mengizikan duplikasi data.
|
XI. Setelah selesai membuat struktur tabel di atas, simpan struktur tabel tersebut.