Microsoft Access 2007

Database adalah kumpulan dari data-data yang saling terkait/berhubungan dengan suatu objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Yang diolah menggunakan software DBMS (Database Managemen System)

Contoh Software DBMS : Oracle, MySQL, Microsoft Access, dll

Didalam mengolah database, Access 2007 memiliki sarana atau objek yang dapat mempermudah dalam membangun sebuah database. Objek-objek tersebut antara lain :

Objek	Fungsi
Table	Merupakan tempat atau sarana untuk penyimpanan data
Query	Digunakan untuk menyaring data dengan berbagai kriteria dan urutan yang Diinginkan
Form	Digunakan untuk memasukkan dan mengubah data/informasi yang ada di dalam suatu database dengan menggunakan tampilan formulir
Report	Digunakan untuk menampilkan, mencetak data atau informasi dalam bentuk Laporan

Ada beberapa istilah yang harus diketahui pada saat bekerja dalam Access 2007 yaitu:

1. Table : sekumpulan data yang memiliki topik tertentu. Tabel terdiri dari berbagai Field dan Record.
2. Field : tempat atau di mana data atau informasi dalam kelompok yang sama atau sejenis dimasukkan. Field umumnya tersimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel.
3. Record : merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasanya tersimpan dalam bentuk baris secara horizontal pada tabel.

Gmb 2.1 Contoh Tabel,Field dan Record

Untuk memulai membuat sebuah database baru ikuti langkah-langkah berikut :

I.    Dibagian awal tampilan (Gmb 2.2)pilih Blank Database, tentukan nama database Anda dan juga lokasi file-nya.

                                                                         Gmb 2.2 Tampilan dialog Blank Database

II.    Klik tombol Create untuk membuat sebuah database atau tombol Cancel untuk membatalkan proses pembuatan file database.

Untuk membuka file database dapat dilakukan dengan langkah berikut :

1. Klik Office Button
   pada pojok kiri atas, lalu klik Open.
   
2. Di dalam daftar folder, cari folder atau alamat tempat disimpannya file database yang akan digunakan.
   
3. Ketika sudah menemukan file database yang diinginkan, pilih salah satu langkah di bawah ini:
   

    Double klik file database untuk membukanya.

 Pilih file database yang diinginkan lalu klik tombol Open untuk membukanya.

Untuk menutup database yang aktif kita bisa . Klik Office Button dan pilih Exit Access atau bisa juga dengan mengklik tombol perintah Close pada pojok kanan atas.

Sebelum Anda merancang dan membuat tabel baru, sebaiknya Anda mengenal terlebih dahulu berbagai jenis data yang akan ditempatkan pada setiap field.

Jenis Data	Keterangan
Text	Dapat menerima huruf, angka, symbol, spasi dan tanda baca. Jumlah karakter yang dapat ditampung sampai 255 karakter.
Memo	Untuk    pemasukkan teks yang panjang    dan berguna    untuk memberikan keterangan/catatan dan lain-lain. Jumlah karakter maksimum 64.000 karakter.
Number	Untuk pemasukkan data yang berjenis numerik maupun angka biasa. Ukuranya tergantung dari property Field Size yang digunakan
Date/Time	Untuk menampung data waktu yaitu hari, tanggal, jam dan menit.
Currency	Untuk menampung data yang berjenis angka dengan format mata uang.
Auto Number	Untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis untuk masing-masing record.
Yes/No	Untuk menampung dua macam keadaan atau pilihan, Yes (ya) atau No (tidak).
OLE Object	Untuk menampung objek yang berasal dari aplikasi lain dari proses OLE (Object Linking dan Embedding). Ukuran yang disediakan bisa mencapai 1 GB.
Hyperlink	Merupakan kombinasi teks dan angka. Dapat diisi dengan alamat hyperlink agar bisa terkait dengan data yang tersimpan di lokasi tertentu.
Lookup Wizard	Memungkinkan anda untuk membuat sebuah daftar pilihan yang berguna untuk pemilihan nilai dari tabel atau daftar.

Membuat dan Merancang Tabel Baru

Untuk membuat dan merancang tabel baru dengan menggunakan fasilitas Create table in Design View, ikuti langkah berikut :

I.    Buka file database yang Anda inginkan atau membuat sebuah database baru dengan langkah- langkah yang sudah dijelaskan pada Bab sebelumnya.

II.    Ketika pertama kali database dibuat atau dimunculkan, maka secara otomatis akan timbul tampilan    Table1    dalam    format    Datasheet    View.    Walaupun begitu tidak disarankan merancang tabel dalam format datasheet view karena struktur dan jenis data tabel tidak terlalu terlihat. Oleh karena itu, pilih tab Datasheet → View → Design View.

                                                                           

Gmb 3.1 Design View pada Ribbon Views

III.    Maka secara otomatis anda akan diminta memasukkan nama tabel. Ketikkan nama tabel yang ingin anda buat. Lalu tekan OK.

IV.    Setelah itu akan muncul tampilan Design view dengan nama field yang secara otomatis terisi dengan ID. Hapus/ganti nama field tersebut jika tidak diperlukan.f

                                                                     

                                                                                         Gmb 3.3 Tampilan awal Design View

Catatan::

Karena pada buku ini kita akan membahas tentang pengelolaan database sebuah Toko yang melayani penjualan dan rental buku, maka kita sesuaikan dengan study kasusnya.

V.    Pada jendela design view isikan struktur tabel seperti di bawah ini :

Gmb 3.4 Struktur Tabel Tbuku Ceria

VI.    Pada Field Name, ketikkan nama field sesuai dengan struktur tabel di atas. Maksimum nama field 64 karakter dan tidak boleh mengandung titik (.).

              VII.    Pada Data Type pilih jenis data sesuai struktur tabel di atas.

VIII.    Pada Description isikan keterangan dari nama field beserta properties yang diubah (sebagai contoh field size dari nama field yang ada). Isikan sesuai dengan perubahan yang Anda buat pada field di sebelahnya.

IX.    Pada saat mengisi nama field , anda perlu menentukan nama field mana yang akan dijadikan Primary Key. Misalkan nama field Kode BUKU (posisi kursor dalam keadaan aktif di field name Kode BUKU) dijadikan sebagai primary key (biasanya field yang dijadikan primary key harus mengandung nilai yang UNIQUE dan bisa dijadikan acuan untuk nilai yang lain), maka langkahnya sebagai berikut:

1. Pilih Field yang akan dijadikan primary key contoh: Kode BUKU.
   

ii.    Pilih Design → Primary Key.

Gmb 3.5 Tampilan Primary Key

X.    Pada kotak Field Properties, terdapat beberapa pilihan yaitu :

Catatan::

Pada tabel dibawah menjabarkan Field Properties secara General.

Perintah	Fungsi
Field Size	Untuk menentukan jumlah maksimum karakter yang diisikan pada field tersebut
Format	Untuk menentukan format tampilan data
Input Mask	Untuk menentukan standarisasi tampilan pada saat memasukkan data di Layar
Decimal Place	Untuk menentukan jumlah angka desimal yang diinginkan
Caption	Untuk menempatkan keterangan sebagai judul kolom, form, atau laporan
Default Value	Untuk menempatkan data yang sering digunakan atau data yang sama pada field tertentu agar selalu ditampilkan kembali
Validation Rule	Untuk mengontrol atau membatasi sampai sejauh mana data yang anda masukkan dalam sebuah database
Validation Text	Untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila data yang dimasukkan tidak sesuai dengan batasan yang ada di validation rule
Required	Untuk mengatur apakah field ini boleh dikosongkan atau tidak pada saat pengisian record
Allow Zero Length	Untuk mendefinisikan nilai blank (“”) yang membedakannya dengan nilai null
Indexed	Untuk membuat index pada field yang disorot

Pada Properti Format berbeda-beda untuk setiap tipe datanya :


Type Data Date/Time. Tabel berikut ini menguaraikan Predifine Format yang tersedia untuk tipe data Date/Time.

Setting	Keterangan
General Date	Merupakan nilai default. Setting ini tergantung Regional Setting Properties yang Anda gunakan. Contoh : 4/3/2009,05:30:00 PM
Long Date	Contoh : Saturday, April 3, 2009
Medium Date	Contoh : 3-Apr-09
Short Date	Contoh : 4/3/2009
Long Time	Contoh : 5:34:23 PM
Medium Time	Contoh : 5:34 PM
Short Time	Contoh : 17:34

Selain setting yang diatas anda juga dapat menggunakan simbol-simbol untuk mendefinisikan format

tanggal dan waktu sendiri.

Setting	Hasilnya
ddd”,”mmmd”,”yyy	Mon, Jun 2, 2009
mmmm dd”,”yyyy	June 02, 2009
“This is week number “ww	This is week number 20
“Today is “dddd	Today is Saturday


Type Data Currency.

Setting	Keterangan
General Number	Merupakan nilai default. Menampilkan bilangan sebagaimana bilangan tersebut dimasukkan.
Currency	Menggunakan pemisah ribuan, menampilkan bilangan negatif di dalam kurung.
Fixed	Menampilkan paling sedikit satu digit bilangan.
Standart	Menggunakan pemisah ribuan.

Percent	Mengalikan nilai yang dimasukkan dengan 100 dan menambahkan tanda persen (%).
Scientific	Menggunakan notasi standart sains.


Type Data Memo

Simbol	Keterangan
@	Karakter teks (baik karakter maupun spasi) harus diisikan (required)
&	Karakter teks harus diisikan
<	Semua karakter menjadi huruf kecil
>	Semua karakter menjadi huruf kapital

Pada properti Input Maks, dapat mengandung sampai tiga bagian yang dipisahkan dengan tanda titik

koma (;).

Bagian	Keterangan
Pertama	Menentukan input maks itu sendiri, contoh : !(999) 999-9999.
Kedua	Menentukan bilamana Access 2007 menyimpan karakter yang tampil dalam tabel ketika Anda memasukan data. Jika Anda gunakan 1 atau kosong, maka hanya karakter yang Anda ketikkan yang disimpan ke dalam tabel.
Ketiga	Menentukan karakter yang Access 2007 tampilkan sebagai spasi bilamana Anda harus mengetikkan karakter dalam input maks. Anda dapat menggunakan semua karakter, termasuk spasi yang diapit tanda kutip (” “) yang menggambarkan string kosong.

Ketika Anda membuat input maks, Anda dapat menggunakan karakter khusus bagi data yang harus

dimasukkan dan bagi data yang opsional. Karakter-karakter ini menentukan tipe data, seperti bilangan acak karakter yang Anda harus masukkan untuk setiap karakter dalam input maks.

Simbol	Keterangan
0	Digit (0 s.d 9, harus dimasukkan, tanda plus [+] dan tanda minus[-] tidak diperkenankan)
9	Digit atau spasi (tidak harus dimasukkan , tanda plus dan minus tidak diperkenankan)
#	Digit atau spasi (tidak harus dimasukkan spasi ditampilakan sebagai kosong ketika dama

	mode Edit, tetapi kosong dihilangkan ketika data disimpan, tanda plus dan minus diperkenankan)
L	Huruf (A s.d Z, harus dimasukkan)
?	Huruf (A s.d Z, tidak harus dimasukkan)
A	Huruf atau digit (harus dimasukkan)
a	Huruf atau digit (tidak harus dimasukkan)
&	Semua karakter atau spasi (harus dimasukkan)
C	Semua karakter atau spasi (tidak harus dimasukkan)
. , : ; – /	Pemisah decimal, pemisah ribuan, pemisah tanggal, dan pemisah waktu
<	Menyebabkan semua karakter diubah menjadi huruf kecil
>	Menyebabkan semua karakter diubah menjadi huruf besar
!	Menyebabkan input maks menampilkan dari kanan ke kiri. Karakter yang diketikkan ke dalam maks selalu terisi dari kiri ke kanan
\	Menyebabkan karakter yang mengikuti ditampilkan sebagai karakter literal

Pada properti Index menggunakan setting di bawah ini :

Setting	Keterangan
No	Nilai default.Tidak terindeks.
Yes (Duplicates OK)	Index mengizikan duplikasi data.
Yes (No Duplicates)	Index tidak mengizikan duplikasi data.

XI.    Setelah selesai membuat struktur tabel di atas, simpan struktur tabel tersebut.